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notícia 14/04/2014

Gerenciamento de documentos pode promover redução de custos

A organização de documentos e atividades profissionais, bem como seu gerenciamento eletrônico, são questões essenciais no mercado atual. Com a necessidade de cada vez maior agilidade na produção de relatórios, planilhas e outros tipos de documentos, manter a organização tornou-se prioridade. Para falar sobre o assunto, as Divisões Técnicas de Exercício Profissional (DEP) e Formação do Engenheiro (DFE) promoveram a palestra “Gerenciamento eletrônico de documentos: benefícios e funcionalidades”, ministrada pelo engenheiro civil Otto Machado. O foco foi o gerenciamento de documentos que já nascem produzidos de maneira digital. Otto demonstrou que a busca e recuperação rápidas e o controle do fluxo de elaboração dos documentos podem otimizar projetos de engenharia. O software apresentado conta com controle de versão e revisão, acompanhamento das etapas de produção e suporte a diversos tipos de documentação.

Segundo Otto, os executivos gastam entre 20% a 45% do seu tempo elaborando documentos. Dessa forma, qualquer método que possa agilizar a manipulação dessa produção gera menos gastos e mais eficiência no trabalho. “O gerenciamento do fluxo, a agilidade na busca, o conhecimento sobre a etapa da produção e a padronização são alguns dos benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos. Entre as suas funcionalidades está a criação de templates específicos para as necessidades de cada empresa ou setor”, explicou.

A redução de prejuízos também pode ser observada, ainda segundo o engenheiro, se compararmos o gerenciamento eletrônico com métodos defasados. A redução de custos está relacionada, por exemplo, ao controle em tempo real da produção dos documentos, dispensando o uso de telefone para esse acompanhamento, reduzindo também o tempo de gerenciamento e os possíveis desencontros de prazos com clientes. “Existe a redução de custo com deslocamento e telefone, além de maior controle de acesso e intercâmbio de documentação devido às variedades de tipos de documentos”, concluiu. A ferramenta também contribui para a gestão dos processos existentes nos projetos de engenharia, como orçamentos, por exemplo, diminuindo os riscos de gastos desnecessários.

O SAPROD (Sistema de Apoio à Produção e Decisão) foi apresentado ao final como mais uma importante ferramenta para enfrentar os desafios do mercado e aumentar a eficiência de gestores e empresas.